real estate menu left
real estate menu right
real estate company logo

Ръководство ИС ТБ

Добри практики - НПО

Начало Операции с данни
Български (България) English (United Kingdom)
Операции с данни

III.Операции с данни - съдържание

  1. Таблиците - основен обект за съхранение на данни в ИС по ТБ
  2. Навигация в таблицата
  3. Контекстни менюта
  4. Групиране
  5. Сортиране
  6. Филтриране
  7. Подреждане на колоните
  8. Работа със сумарни редове
  9. Меню таблицa
  10. Общи справки
  11. IV.Изисквания при въвеждане и корекция на данни

III.Операции с данни

Основен обект за съхраняване на данни в базата данни са таблиците. Всяка таблица съдържа полета(колони), в които се съхраняват конкретни характеристики на група обекти (напр. име, адрес, телефон) и записи (редове), в които се съдържа цялата информация за даден обект.

1. Таблиците - основен обект за съхранение на данни в ИС по ТБ. Общ вид на таблиците

table1
фиг.1

Начало

Oсновните области в таблицата са:

Заглавия на колоните /фиг.1/

Показват се имената на колоните. Използва се при филтриране и сортиране на данните.

Ред за филтриране /фиг.1/

Позволява въвеждането на прости условия за филтриране за всяко поле.

Детайлни записи /фиг.1/

Показва отделните редове от таблицата, включващи всички полета с конкретни данни.

Сумарен ред на таблицата /фиг.1/

Показва стойности за всички записи в таблицата в зависимост от избора на функция за: суми, брой записи, средни, минимални или максимални стойности.

Активно условие /фиг.1/

Показва текущо зададените условия за филтриране. Позволява изключване на условието, преглед и редактиране на комбинация от по няколко условия за поле, както и преглед и активиране на последно задаваните условия.

Навигационни бутони /фиг.1/

Използват се за управление на позиционирането и редактирането на таблицата, преход от един запис в друг, в начало и в края на таблица, възможност за създаване на условия за филтриране.

Област на групиране /фиг.2/

Определя по кои полета се извършва групирането на данните.

Главна група /фиг.2/

Включва данните за определена стойност на полето включено в групирането.

Сумарен ред група /фиг.2/

Показва стойности за записите, включени в дадената група, които са резултат от изчисления, базирани на формули (суми, брой записи, средни, минимални или максимални стойности).

Детайлни записи на група /фиг.2/

table2Показва отделните редове от таблицата, включващи всички полета с конкретни данни от една група.

фиг.2

Начало

2. Навигация в таблицата

Придвижването в таблицата може да става със клавишите стрелки или със следните клавиши и клавишни комбинации от клавиатурата:

Клавиш

Действие

Page Up

Минава на предишен екран от таблицата

Page Down

Минава на следващ екран от таблицата

Ctrl + Page Up

Минава на първи запис от текущия екран

Ctrl + Page Down

Минава на последен запис от текущия екран

Home

Позиционира на първото поле от текущия запис

End

Позиционира на последното поле от текущия запис

Ctrl + Home

Минава на първи запис в таблицата

Ctrl + End

Минава на последен запис в таблицата

При преминаване в следващ запис се записват редакциите направени на текущия запис. При натискане на Esc се отказват редакциите направени на текущото поле (ако се редактира стойност на поле) или на текущия запис (ако се придвижваме между полетата на записа).

Начало

Бутони за навигация - видеоинструкция

В долния ляв край на таблицата има лента с бутони за навигация:
Всеки бутон притежава специфична функция, която е описана в таблицата по-долу. При кликване с левия бутон на мишката върху бутон ще се изпълни съответната функция:

Начало

navigaciq Действие

Премества на първия запис в таблицата

Премества една страница назад

Премества един запис назад

Премества един запис напред

Премества една страница напред

Премества на последния запис в таблицата

Отваря екрана за задаване на условия (Същото като бутона Customize от Реда за Активно условие

Начало

Маркиране на редове в таблица

Маркирането на повече от един ред в таблица става по един от следните два начина:

  • Позиционирате на първия ред, който трябва да се маркира. Задържате клавиша Shift и премествате със стрелките до последния ред, който трябва да се маркира.
  • Задържате клавиша Ctrlи последователно натискате с левия бутон на мишката върху редовете, които трябва да се маркират.

    Начало

3. Kонтекстни менюта - видеоинструкция

Контекстно меню е менюто, което показва списък с команди, отнасящи се до даден елемент. За да покажете контекстно меню, щракнете с десния бутон върху елемента или натиснете клавишите Shift+F10.

Контекстно меню към заглавията на колоните:


 

Функция

Описание

Sort Ascending

Извършва подреждане по стойностите в текущото поле във възходящ ред

Sort Descending

Извършва подреждане по стойностите в текущото поле в низходящ ред

Clear Sorting

Премахва зададеното подреждане. Данните са подредени в реда, в който са получени от сървъра

Group By This Field

Извършва групиране на записите по стойностите на текущото поле

Remove from grouping

Премахва зададеното групиране по текущото поле

Group by Box

Показва или скрива областта за групиране

Footer

Показва или скрива Сумарния ред на таблицата

Group Footers

Показва или скрива Сумарните редове на групите

Remove This Column

Скрива текущата колона

Field Chooser

Показва диалога за избор на полета (същото като при натискане на бутона за избор на полета

Best Fit

Задава такава ширина на колоната, че точно да побира показаните в нея данни, включително и заглавието и

Best Fit (all columns)

Извършва Best Fit за всички показани колони

Начало

Контекстно меню към сумарните записи на групите и на таблиците:

Сумарните редове се визуализират чрез командата Footer от контекстното меню към заглавието на колона или чрез Group Footers когато има извършено групиране.

alt
 

Функция

Описание

Sum

Извършва сумиране на даденото поле

Min

Показва най-малката стойност на полето за групата или за всички записи

Max

Показва най-голямата стойност на полето за групата или за всички записи

Count

Брои записите в групата/ всички записи

Average

Изчислява средната стойност на полето за групата/ всички записи

None

Не показва никаква агрегирана стойност за полето

Начало

Контекстно меню към областите на групите:

Функция

Описание

alt

Sort by Group Value

Сортирането на данните в таблицата се извършва на база на стойностите в полето за групиране
(Напр. - При сортиране по полето Извънбелодробна ТБ, записите ще бъдат в реда, показан на изображението в ляво).

Sort by Group Summary

Сортирането на данните в таблицата се извършва на базата на избрана агрегирана стойност, като възможните агрегирани стойности са показани като опции.
(В примера в ляво, възможният избор е Count for Извънбелодробна ТБ. Като резултат ще се покаже първо групата с най-малка обща стойност на записите в нея, после тази с втора по-големина и така до тази с най-голяма обща стойност)

Начало

4. Групиране - видеоинструкция

Позволява групиране на данните на база на стойностите в едно или няколко полета.

Задава се по един от следните два начина:

  • Хваща се заглавието на колоната и се влачи до областта за групиране
  • От Контекстното меню към заглавието на колоната се задава Group by this Field

Когато са избрани няколко полета групирането е първо по стойностите на това, което в областта за групиране е показано най-вляво, после при еднакви стойности в него - по това, което е второ отляво надясно и т.н.

Преподреждането на полетата в областта за групиране се извършва с хващане и влачене на хванатото поле до желаната позиция.

В дадения пример групирането е по Главна група – Регистриран от лекар и подгрупи: Група пациент и Извънбелодробна ТБ..

Премахване на дадено поле от групирането се извършва по един от следните начини:

  • От Контекстното меню към заглавието на колоната се избира Remove From Grouping
  • Хваща се полето от областта за групиране и се влачи извън нея

    Начало

5. Сортиране - видеоинструкция

Може да се извършва сортиране по една или няколко колони в таблицата, във възходящ (от най-малко към най-голямо или по азбучен ред А-Z) или низходящ ред (от най-голямо към най-малко по азбучен ред Z-А)
Сортирането се извършва с натискане върху заглавието на колоната, при което в дясната част се показва символ индикиращ сортирането -  - за възходящо и  а  - за низходящо.
Сортирането по няколко колони се извършва като първо се задава сортиране по първа колона, а след това при натиснат клавиш Shift се задава последователно сортирането и по другите колони. При това данните са сортирани по първата колона, като в случаите когато стойностите в първата колона са еднакви, се сортират по втората, където стойностите във втората колона са еднакви по третата и т.н.
Изчистването на вече зададено сортиране се извършва с извикване на Clear Sorting от контекстното меню към заглавията на колоните.

Начало

6. Филтриране - видеоинструкция

Филтрирането представлява отсяване и показване само на записите, които отговарят на зададени условия. Филтрирането може да се извършва по три начина:

  • от заглавията на колоните
  • от реда за филтриране
  • от реда за активно условие

От заглавията на колоните

В най-десния край на заглавието на всяка колона  има бутон, с чието натискане се дава възможност за филтриране по стойностите в тази колона. След натискането на бутона се появява списък с всички възможни стойности в тази колона:

Срещу всяка стойност има поле за избор. При избор на една или повече стойности се показват само тези записи, които имат стойност в тази колона, равна на някоя от избраните. При вече извършен избор на стойност и последващо натискане в полето за избор, то тази стойност се премахва от списъка на избраните.

Ако в някой от записите за избраната колона няма попълнена стойност, то тогава се появяват две допълнителни възможности за избор:

alt

(Blanks)

Показва тези записи, в които няма попълнена стойност за текущото поле.
(Може да се съчетае и с избор и на допълнителни конкретни стойности – например всички празни и тези, които са с Плеврална).

(NonBlanks)

Показва всички записи, в които има попълнена стойност за текущото поле.
(не може да се съчетава с допълнителни стойности, защото в този случай се обезмисля самото условие. Т.е. ако се зададе някаква конкретна стойност(и), това вече включва условието да се покажат само полета с въведени стойности).

(All)

Премахва всички зададени условия за текущото поле

(Custom…)

Дава възможност за задаване на по-сложни условия за полето

Начало

Задаване на (Custom…) условия

При натискане на  (Custom…) се отваря диалогов прозорец:

От този прозорец могат да се зададат до две условия за полето. Първо се избира какво е условието. Има следните възможности:

Equals

Е точно равно на.
Например - за поле Извънбелодробна ТБ, условието
(Извънбелодробна ТБ)equals(Гръбначен стълб)
ще предизвика показване на всички записи със стойност Гръбначен стълб на полето Извънбелодробна ТБ.

Does not equal

Е различно от.
Например - за поле Извънбелодробна ТБ, условието
(Извънбелодробна ТБ)equals(Гръбначен стълб)
ще предизвика показване на всички записи със стойност Гръбначен стълб на полето Извънбелодробна ТБ.

Is less than

Е по-малко от.
Обикновено се използва с числови стойности.
Посочва се конкретно число. Например: за поле Възраст условието
(Възраст)Is less than or equal to 20 ще визуализира само записите за пациентите от базата, които са на възраст по-малка от 20 години.

Is less than or equal to

Е по-малко или равно на
Например: за поле Възраст условието (Възраст)Is less than or equal to 20 ще визуализира само пациентите от базата, които са на възраст по-малка или равна на 20 години.

Is greater than

Е по-голямо от
Например: за поле Възраст, условието
(Възраст)Is greater than 20, ще визуализира само пациентите от базата, които са на възраст по-голяма от 20 години.

Is greater than or equal

Е по-голямо или равно на
Например: за поле Възраст, условието
(Възраст)is greater than or equal to 20, ще визуализира само пациентите от базата, които са на възраст по-голяма или равна на 20 години.

Like

Е подобно на.
Позволява търсенето на стойности, съдържащи желани символи (пример, резултат). Приложимо е само при символни полета.

Not like

Не е подобно на.
Позволява търсенето на стойности, които не съдържат зададени символи. Приложимо е само при символни полета

Is blank

Всички записи с празни стойности в текущото поле

Is not blank

Всички записи с попълнени стойности в текущото поле

След това се задава стойността, с която да се сравнява.
След това може да се въведе и второ условие за избраното поле. При това се избира каква да е връзката между двете полета:


AND

Трябва да са изпълнени едновременно и двете условия
(Например: условието по-долу: (Извънбелодробна ТБ is not blank ) AND (Извънбелодробна ТБ На* ще покаже всички записи, за които в полето Извънбелодробна ТБ има въведена стойност и задължително съдържа думата На.

OR

Трябва да бъде изпълнено поне едно от условията
(Например: условието : (Извънбелодробна ТБ is not blank ) OR (Извънбелодробна ТБ На* ще покаже всички записи, за които в полето Извънбелодробна ТБ има въведена някаква стойност или съдържа думата На.

След въвеждането на едно или две условия се натиска бутона OK за извършване на филтрирането.
След задаване на условия за филтриране в заглавията на колоните, списък с активните условия се показва в Реда за активно условие.

Начало

От реда за филтриране - видеоинструкция


За всяка колона може да се въвеждат прости условия. В дадения пример за колоната “Национален ТБ код” е зададено да се покажат всички позиции, започващи по произволен начин, но съдържащи “11”. Знакът “*” след цифрата означава, че след “11” може да има произволни символи (включително и да няма други символи).
Знакът “?”, въведен като част от просто условие означава, че може да има точно един символ на негово място. (Например “11?” означава всички позиции в които първите два символа са “11” и след това има точно един произволен символ). След задаване на условието се натиска Enter  и на екрана се показват записите отговарящи на зададеното условие, а списък с активните условия се показва в Реда за активно условие.

Начало

От Реда за активно условие

Показва текущо зададеното условие. С натискане на бутоните дава следните възможности:

Премахва всички зададени условия

Временно дезактивира зададените условия. Те са показани в реда с активно условие и с повторно натискане на бутона могат да бъдат активирани

Показва списък с последно задаваните условия с възможност за активиране на всяко от тях:

Позволява задаването на сложни условия за едно или няколко полета

Начало

Задаване на сложни условия:

При натискане на бутона Customize се показва следния екран:

Начало

При натискане на бутона Press the button to add a new condition се добавя нов ред за задаване на условие:

Начало

След това се избира за кое поле ще се задава условието:


filter

Начало

После се въвежда типа на условието. Тук освен условията описани в (Custom...)  при филтриране от Заглавията на колоните, могат да се избират и:

Between /между посочените граници/

От ... До .
Например условието: ще предизвика извеждане на всички записи, които в полето Амбулаторен номер имат стойност в диапазона от 350 до 100.

Not Between /извън границите на зададения интервал/

Не е в интервала От ... До
Например условието: Амбулаторен номер Not Between 350 and 100 ще предизвика извеждане на всички записи, които в полето Амбулаторен номер имат стойност извън диапазона от 350 до 100.

In

Дава възможност за задаване на набор от стойности за полето
Например условието: Амбулаторен номер in (350, 25, 39,100) ще предизвика извеждане на записите, които в полето Амбулаторен номер имат стойност съответно 350, 25, 39,100.

  1. избира се условието In:
  2. въвежда се първата стойност:
  3. натиска се бутона
  4. въвежда се втора стойност:
    - и така до въвеждане на всички желани стойности

not in

Дава възможност да се зададе набор от изключени стойности  за полетоНапример условието: Амбулаторен номер notin (350, 25, 39,100) ще предизвика извеждане на записите, които в полето Амбулаторен номер нямат стойност, равна на 350, 25, 39,100

Начало

При натискане на бутона Filter, може да се избира между следните опции:

Add Condition

Добавяне на ново самостоятелно условие в главната група от условия

Add Group

Добавяне на група от условия в главната група от условия

Clear All

Изчистване на всички услови

Добавянето на група от условия е от значение, когато трябва да има сложни връзки между различните условия.

Начало

 Допълнително към екрана има следните бутони:

Open

Зареждане от файл на записан преди това набор от условия

Save As

Записване във файл на зададения набор от условия

OK

Филтриране на записите на база зададения набор от условия и затваряне на екрана

Cancel

Затваряне на екрана без прилагане на зададения набор от условия

Apply

Филтриране на записите на база зададения набор от условия без затваряне на екрана

Начало

7. Подреждане на колоните

Редът, в който са показани колоните на екрана може да се променя с хващане и влачене на заглавието на колоната до желаната позиция. Освен това може да се използва и Бутон избор колони. След натискането му се показва списък с всички колони от таблицата:

Начало

От този списък имате следните възможности:
  • Преместване на колонис влачене, всяка колона може да бъде преместена до желаната позиция
    в посочения пример на изображението, колоната Извънбелодробна ТБ ще бъде преместена след колона Фамилия. По този начин може да пренаредите колоните и те да се визуализират по начин, удобен за вас.
  • Показване и скриване на колонис натискане върху полето преди името на колоната, същата се скрива/показва. В примера на изображението, колоните Име, Презиме и Фамилия се скриват от таблицата.
  • Начало

8. Работа със сумарни редове

В сумарните редове за всяка колона може да се задава изчисляването на различни агрегирани стойности (виж описанието). Допустимо е избирането и на повече от една агрегирана стойност за колона:

Избор на стойност от списък

В много форми дадена стойност се избира от определен набор от стойности. В този случай на екрана присъства поле от вид списък:

Избирането на стойност става по един от следните начини:

  • отваряне на списъка и придвижване до избрания запис
  • написване на първите няколко символа от търсената стойност. При въвеждането на един или повече символи списъкът автоматично се позиционира на първата стойност започваща с тези символи. След намиране на близка стойност може да се отвори списъкът и да се избере конкретната търсена стойност или с натискане на стрелка надолу или нагоре да се преминава между различните стойности. Ако е направена грешка при въвеждането на символите може с натискане на Esc да се откажат всички въведени символи или с Backspace да се изтрие само последнят въведен.

Начало

9. Меню таблицa

От менюто се извикват функции свързани с работата с таблиците в програмата.
Всички функции се изпълняват за таблица, която отваряте в даден момент /например таблица Списък пациенти/ или последната таблица, която е била активна (т.е. ако вие е била отворена някоя форма, в нея е работено в таблица, после формата е затворена и отдолу е стояла друга отворена форма с таблица, то таблицата в по-рано отворената форма няма да е активната за това меню, а за да се активира трябва да се влезне в някое друго поле и после обратно в таблицата).
Функциите са както следва:


Група Операции в меню таблица

Копиране

Копира маркираните редове/клетки или цялата таблица в Clipboard-a

Запис в Excel

Записва маркираните редове/клетки или цялата таблица в избран файл от вид Mircosoft Excel. След извикване на функцията се отваря прозорец за избор на директория и име на файла

Печат

Отваря екран за преглед преди печат на таблицата. От екрана може да се настройват параметри на страницата, да се избира принтер и да се извърши отпечатването на таблицата

Търсене

Извършва търсене по зададена стойност в текущата колона на таблицата. Може да се извиква и с натискане на Ctrl+F

Група Настройки в меню таблици

Маркиране клетки

Превключва между режим на маркиране на цял ред/редове и на област от клетки. Когато е активно може да се маркира произволна област от клетки в таблицата:

Ред за филтриране

Включва или изключва реда за бързо филтриране:

Група Групиране в меню таблици

Покажи всички

При извършено групиране по едно или две полета

функцията отваря всички групирания и детайлни редове:

Скрий всички

При извършено групиране по едно или две полета затваря всички групирания и детайлни редове и оставя само данните за първото поле от групиранията:

Начало

10. Общи справки

Чрез избора на тази опция вие можете да направите справка, която да включва различни полета от базата данни на ИС по ТБ и отговаряща на зададени от Вас критерии. Създадената веднъж справка може да се запази и да се използва многократно.

Извеждането на справките се състои от следните стъпки:

  1. Избор на справка /при наличие на създадени такива/ и таблица, от чиито полета ще се генерира справката.
  2. Избор на полета (колони), които да се показват в справката.
  3. Задаване на критерии за филтриране на необходимите записи.
  4. Избор на ред на подреждане на записите.
  5. Задаване на полета, по които да се извърши групиране на записите и изчисляване на междинни суми.
  6. Извеждане на справката.

На всяка от стъпките съответства отделен екран във формата. Стъпките от 3 до 5 не са задължителни за извеждане на справката.

Начало

Описание на работния екран

След избор на Общи справки от меню Справки се отваря прозорец Общи справки пациенти.

Бутон 1 - Справка – Бутонът отваря прозорец, разделен на две части: Група и Справка. В дясната част на прозореца се намират справки, базирани на таблиците от ИС по ТБ, от които можете да генерирате други, различни видове справки. На примера по-долу е избрана справка Изследвани пациенти. В зависимост от избраната справка, в стъпка 2 вие ще разполагате с различни възможности за избор на полета.

Начало

Бутон 2 - Полета - В лявата част на отворелия се прозорец се показва списък на всички полета, подредени по азбучен ред на имената им, съдържащи се в избраната по-горе справка /от бутон 1/. В дясната се позиционират полетата, подредени в реда, в който ще се визуализират в новата справка. Показаните по-долу бутони се използват за преход от лявата част към дясната:

Бутон за включване на избраното поле – прехвърля маркираното в левия списък поле в десния списък на последна позиция

Бутон за включване на всички полета – прехвърля всички полета от левия списък в десния в реда, в който са били подредени

Бутон за изключване на избраното поле – изтрива избраното в десния списък и го връща в левия на последна позиция

Бутон за изключване на всички полета – изтрива всички полета от десния списък и ги връща в левия подредени, както са били в десния списък

Бутони за преместване на избраното поле нагоре или надолу – премества маркираното в десния списък поле с една позиция нагоре или надолу.

За да създадете справка, Вие трябва:

  1. да изберете полетата, които желаете да се включат в справката,
  2. да ги подредите в реда, в който желаете да се показват в справката
  3. да генерирате справката чрез бутон Резултат или Изпълнение

Начало

Бутон 3 - Критерии - Задаване на критерии за отсяване на необходимите записи - Ако желаете справка, която да отговаря на допълнителни условия за определени полета, можете да преминете към тази стъпка. Тя не е задължителна при създаване на справки, но дава богата възможност за извличане на данни от ИС по ТБ, отговарящи на конкретни условия.

При задаване на критериите следва да се има предвид следното:

  1. Не е задължително дадено поле да фигурира в колоните на справката, за да бъде зададено условие за това поле.
  2. Когато за едно поле се задава повече от едно условие, то в полето Свързване се задава начина на обединяване на условията - дали да се покажат всички записи, които отговарят на поне едно от условията за това поле (ИЛИ) или само записите, които отговарят на всички зададени условия (И).
  3. Когато се задават условия за няколко полета, то в справката се показват записите, които удовлетворяват условията за всички полета (логическо И).

Начало

Задаването на условие се извършва в следната последователност:

Избор на поле – от списъка се избира полето, за което ще се задава условието. Ако се избира поле, което съдържа дата, то се избира и вид дата (коя част от датата ще се използва за дефиниране на условието).Съществуват следните възможности:

Дата

Взима се пълната дата (ден, месец, година)

Месец

Взима се само месеца на датата (трябва да се има предвид, че ако има данни от повече от една година, следва изрично да се задава и годината)

Година

Взима се само годината от датата

Ден от седмицата

Взима се деня от седмицата на датата (0 – неделя,…, 7 – събот

Избор на тип сравнение – избира се типа на условието. Съществуват следните възможности:

Тип

Описание

=

Равно на

 

Различно от

По-голямо от

По-малко от

=>

От до (само в този случай се показва полето Стойност 2)

>=

По-голямо или равно на

 

По-малко или равно на

Празно

В избраното поле не е въведена никаква стойност

Попълнено

В избраното поле е въведена, каквато и да е стойност

Подобно на

Позволява сравнение с използване на * и ? (Виж форматиране на текст за търсене)

Не е подобно на

Аналогично на горното, но връща тези записи, които не отговарят на сравнението

Последните два типа са активни само при текстови полета.

Начало

Въвеждане на стойност(и), с които се сравнява полето – въвежда се стойността(ите), с която се извършва зададения тип сравнение на полето.

Съществуват полета, чиито стойности са ограничени по брой (например складовете). В този случай стойността на полето се избира от списък и не се извършва избор на тип сравнение, т.е. сравнението винаги е “Равно на”.

Ако полето е от тип "дата" в стойността може да не се въвежда конкретна дата, месец или година, а да се зададе израз за изчисляване спрямо текущата дата. Използват се думите [Дата], [Месец] и [Година] - за текущата дата, месец или година. След тях може да се въведе знак за добавяне и изваждане и съответните дни, месеци или години, които да се добавят/извадят. При всяко извикване на справката се изчисляват съответните стойности на базата на текущата дата.

Задаване връзка между условията - избира се между И и ИЛИ (виж описанието).

Пример за избор на условие.

За поле Пациент име е зададено условие: Името да бъде равно на "Иван", т. е в справката от таблица Изследвани пациенти ще се изведат всички записи, за които в полето Пациент име има зададена стойност "Иван"

Активиране на условието – извършва се с натискане на бутона за активиране на условието

Ако погрешно сме задали определено условие, може да го премахнем с натискане на бутона за изтриване на условието.

Резултат: Изведената справка, отговаряща на зададеното условие.

Начало

Бутон 4 - Подреждане - Избор на ред на подреждане на записите

От този екран се избират полетата, по които да бъдат подредени записите в справката (Първо се отпечатват записите с най-малки стойности в зададените полета, а накрая тези с най- големи). Подреждането се извършва първо по първото поле, когато в него има еднакви стойности, по второто и т.н. )

Едно поле може да бъде избрано само веднъж в Подреждане и Групиране

В левия списък са изброени всички полета, по които може да се извършва подреждане. С маркиране на дадено поле и натискане на Бутона за добавяне на поле за подреждане то се включва в десния списък, където са изброени полетата, по които ще се извършва подреждането.

С маркиране на поле в десния списък и натискане на Бутона за изтриване на поле за подреждане то се маха от десния списък. С бутоните за преместване на полето нагоре и надолу може да се променя редът, по който ще се извършва подреждането.

Начало

Бутон 5 - Групиране - Задаване на полета, по които да се извърши групиране на записите и изчисляване на междинни сума.

От този екран се избират полетата, по които да бъдат групирани записите в справката. Групирането се изразява в отпечатване на съответната стойност на полето на отделен ред, отпечатване на всички записи, които имат тази стойност и извеждане на суми за полетата, които могат да се сумират на отделен ред. Групирането се извършва първо по първото поле, когато в него има еднакви стойности, по второто и т.н.

В левия списък са изброени всички полета, по които може да се извършва групиране. С маркиране на дадено поле избор на начин на групиране и натискане на Бутона за добавяне на поле за групиране то се включва в десния списък, където са изброени полетата, по които ще се извършва групирането.

Избор на начин на групиране - визуализира се в долната лява част на екрана.

Когато полето е с тип символно или дата групирането може да се извърши на база на част от полето.
За символните полета групирането може да се извършва или по цялата стойност или по зададен брой символи от полето (напр ако е по един символ ще се покажат всички стойности започващи с А, след това всички с Б и т.н.).
За датите може да се избира между Дата, Месец, Година, Ден от седмицата. При задаване на групиране по Месец трябва да се има предвид, че няма да бъдат отделени данните за отделните години, освен ако не е зададено изрично и групиране по Година.

С маркиране на поле в десния списък и натискане на Бутона за изтриване на поле за групиране то се маха от десния списък. С бутоните за преместване на полето нагоре и надолу може да се променя редът, по който ще се извършва подреждането.

От този екран може да се задава дали да се показват отделните записи или само обобщените данни за групите. /детайли/

В показания пример е извършено групиране първо по първите два символа от локация на частите, а вътре във всяка група по номенклатурните им номера, а също така ще бъдат показани записите вътре във всяка група.

Начало

Пример за групиране

Поле Тип пациент е избрано за групиране по всички символи и детайлно показване на записите, a вътре във всяка група има групиране по пол, по първа буква.

Резултат: Изведената справка, отговаряща на зададеното условие за групиране - записите са подредени по групи по тип пациент и подгрупа по пол, като са показани и сумарния брой записи за всяка група и подгрупа.

Начало

Бутон 6 - Резултат – Извежда генерираната справка

Справката се показва на екрана, след което може да бъде отпечатана на принтер чрез избор на команда Печат от меню Таблици.
При натискане на бутона Запис в  Excel от същото меню, информацията включена в справката се записва във формат за четене с MS Excel. В този случай следва да се има предвид, че не се записват междинните суми, зададени от Групирането. А заглавията на колоните не са тези, които излизат на справката, а тези от таблиците с информацията.

печат

Трябва да се има предвид че при по-широки справки формата на листа автоматично става А3 и тогава справката ще бъде отпечатана на зададения принтер за формат А3.

Начало

Бутон 7 - Обобщаваща таблица – дава възможност да се показват в по-прегледен вид данните по зададени множество критерии (например период, вид пациент и лечение). Таблицата се извиква след изпълнение на справката. При това всяко избрано в справката поле може да се позиционира в една от четирите области:

Row Area

Определя редовете в таблицата

Column Area

Определя колоните в таблицата

Filter Area

Не се показва в таблицата, но може да се извърши филтриране по полето

Data Area

Полето се използва за изчисление на стойност. В тази област има смисъл да се задават само цифрови полета (за количество или сума), тъй като отделните стойности се сумират, за да се получи показваната в обобщената таблица стойност.

 

 

 

 

 

Първоначално всички полета са във Filter Area. Оттам те могат да бъдат преместени в другите области

Начало

Бутон 8 - ИзпълнениеИзвеждането на справката става с натискане на бутона Изпълнение.
При това справката се показва в страницата Резултат. Показаните резултати може да бъдат допълнително филтрирани, по начина описан в Работа с таблица. От менюто Таблица, може да се извика Печат, Запис в Excel или Копиране на справката.

При извеждането на справката трябва да се има предвид, че броя на изведените редове освен от зададените критерии зависи и от избраните полета. Принципът е, че при генериране на справката се извършва обобщаване на базата на избраните полета. Т.е. ако е избрана справка Изследвани пациенти, в която е зададено условие да се визуализират записите с име Иван и са избрани съответните полета /на примера по-долу/, то ще се покажат всички налични в базата записи, отговарящи на условията, но ако Вие желаете можете да направите корекции или да зададете други условия.

Начало

Бутон 9 - Запис на заявката - Записването на справката съхранява във файл зададения набор от полета, критерии (условия), начин на подреждане и групиране на данните.
То не представлява съхраняване на получения резултат от конкретното изпълнение на справката!

Записването се извършва с натискането на бутона Запис на заявката. След което се задава име, под което да бъде записана справката и се натиска ОК.

Когато е необходимо отново да се използва записана справка се натиска бутон 10.

Начало

Бутон 10 - Прочитане на заявката -  Когато е необходимо отново да се използва записана справка се натиска Прочитане на заявка. Като резултат се отваря екран показващ списък на всички записани справки:

От списъка се избира необходимата справка и се натиска бутонът Прочитане. Това ще предизвика зареждане на формата за избраната справка с въведените набори от полета, критерии (условия), начин на подреждане и групиране на данните /чрез преминаване през съответните прозорци - бутон 2,3,4,5/. Ако е необходимо, потребителят може да извърши промени в тези набори или направо да изведе справката с натискане на бутона Изпълнение.

Пример за прочитане на съхранена заявка

Чрез Бутон 10 е избрана справка, с име Справка - населено място и след натискане на бутона Изпълнение е показан резултата.

Начало

IV.Изисквания при въвеждане и корекция на данни

В текстовите полета, при въвеждане на данни:

  • пишете само на Кирилица;
  • поставяйте само един интервал между думите;
  • поставяйте главни букви само на местата, за които се изисква от правописа;

Начало

 

 

Статистика

Брой прегледи на съдържанието : 329867

Кой е онлайн

В момента има 164 посетителя в сайта

Архив

Най-четени статии


Подобряване на устойчивостта на Националната програма по туберкулоза - МЗ; © 2011 Всички права запазени